Na základe požiadavky Úradu pre verejné obstarávanie (ďalej len "ÚVO") sme vytvorili digitálne riešenie, nahradzujúce osobné stretnutia a umožňujúce digitalizáciu procesov ako napríklad hlasovanie alebo pripomienkovanie dokumentov. Cena projektu bola symbolické 1 EUR bez DPH.
Kľúčová úloha
Hlavnou úlohou riešenia je digitalizácia vybraných pracovných procesov verejného obstarávateľa/obstarávateľa, ktoré vyžadujú zaručenie identity (dôveryhodné overenie) účastníkov procesu a auditovateľné vyhodnotenie výstupov. Portál uvo.gov.sk je pre túto úlohu ideálnou platformou z niekoľkých dôvodov:
- keďže všetci verejní obstarávatelia/obstarávatelia evidovaní v portáli uvo.gov.sk prešli za účelom procesov verejného obstarávania dôsledným overením ÚVO, možno ich považovať za dostatočne overených aj pre iné procesy a pracovné toky,
- je možné využiť overenú existujúcu funkcionalitu portálu, ako napríklad úložisko dokumentov a dát, a prepojenia na evidované organizácie (vedených ÚVO).
Pomocou nášho riešenia účastníci môžu navzájom vzdialene spolupracovať na tvorbe a schvaľovaní úradných a interných dokumentov, majú možnosť pripomienkovania, hlasovania i finálneho schvaľovania. To všetko s garanciou identity účastníkov a dôveryhodným uložením vytvorených a zozbieraných dát a dokumentov.
Riešenie
Modul poskytuje 2 základné nástroje:
- pripomienkovanie (verejné, neverejné alebo kombinované)
- hlasovanie (neverejné) a je súčasťou portálu ÚVO
Kombinácia týchto nástrojov pokryje široké spektrum procesov verejných obstarávateľov a obstarávateľov a nahrádza fyzické stretnutia pri prípravnej aj realizačnej fázy verejného obstarávania. Všetky záznamy o pripomienkach a hlasovaniach sú auditovateľné. Bezpečné uloženie dát v infraštruktúre ÚVO je možné vďaka viacstupňovému overeniu identity hlasujúceho (eID). Prepojenie s Ústredným portálom verejnej správy zabezpečuje celému procesu maximálnu dôveryhodnosť a transparentnosť.
Ako funguje hlasovanie a pripomienkovanie dokumentov
Autor hlasovania alebo pripomienkovania vytvára, upravuje a vyhodnocuje pripomienkovanie a hlasovanie, vytvára zápisnicu a má k dispozícii štatistiku hlasovania. Zároveň určuje registrované subjekty na portáli ÚVO, ktoré môžu pripomienkovať a hlasovať. Hlasujúci nájde svoju hlasovaciu úlohu po spustení hlasovania v privátnej zóne v novovytvorenej záložke.
Nové pripomienkovanie a hlasovanie musí mať definovaný názov, prílohy, adresátov, lehotu a označenie verejné, neverejné alebo kombinované. Formulár na zadanie pripomienok je viditeľný v privátnej časti portálu prístupnej po prihlásení. Pripomienkovať verejné dokumenty má možnosť aj verejnosť. Tieto sa budú nachádzať na verejnej časti portálu, v profile konkrétnej organizácie.
Riešenie pokrýva uskutočňovanie dôveryhodných a záväzných procesov súvisiacich s hlasovaním a pripomienkovaním nielen v oblasti verejného obstarávania (napr. pripomienkovanie a schvaľovanie súťažných podkladov, zápisníc a vyhodnotenie ponúk), ale dokáže pokryť aj procesy súvisiace s agendou miest, obcí a vyšších územných celkov.